# ¿Cómo anonimizar documentos administrativos de forma coherente y trazable?

Criterios para localizar datos personales, mantener alias coherentes y revisar los casos con mayor riesgo.

Canonical: https://www.ordantis.com/insights/anonimizar-documentos-administrativos
Updated: 2026-08-27

## Respuesta breve

Primero hay que distinguir anonimización y seudonimización. Si un alias permite recuperar la identidad mediante una tabla, el proceso es reversible y debe tratarse como seudonimización. Para compartir un documento como anónimo también hay que evaluar si el contexto permite identificar razonablemente a alguien.

## Contexto

Los expedientes mezclan texto, tablas, sellos, anexos e imágenes. Un mismo nombre puede aparecer abreviado, con errores o en dos idiomas.

Eliminar patrones evidentes no basta cuando el contexto permite reidentificar a una persona.

## Ejemplo didáctico: El nombre desaparece, pero queda una combinación identificativa

Situación inventada; no representa un resultado de clientes.

Un informe sustituye un nombre por Persona A, pero conserva cargo único, centro y fecha exacta de un incidente. Además, una tabla permite recuperar el nombre original.

Qué decisión cambia: El alias reversible debe tratarse como seudonimización. Revisa también la identificación por contexto antes de compartir el informe; ocultar el nombre no demuestra que el documento haya quedado anónimo.

## Qué comprobar

- Tipos de dato y base jurídica aplicable.
- Consistencia necesaria dentro de un expediente o entre expedientes.
- Riesgo de reidentificación por contexto.
- Tratamiento de imágenes, firmas y metadatos.
- Muestra que revisará una persona antes de liberar el documento.

## Método

### Detectar

Combinamos reglas, reconocimiento de entidades y estructura documental.

### Resolver identidades

Agrupamos variantes que representan a la misma entidad.

### Sustituir

Elegimos borrado, generalización o alias según el uso. Si conservamos una correspondencia reversible, la protegemos por separado y no presentamos el resultado como anónimo.

### Verificar

La revisión busca omisiones y también contexto que permita reidentificar.

## Señales para detener la prueba

- La calidad del escaneo impide localizar zonas relevantes.
- No existe una regla acordada para datos indirectamente identificativos.
- La tabla de correspondencias no puede protegerse con controles separados.
- La revisión detecta fallos repetidos en categorías de alto riesgo.

## Fuentes

- [AEPD: anonimización y seudonimización](https://www.aepd.es/prensa-y-comunicacion/blog/anonimizacion-y-seudonimizacion)

## Para seguir con esta decisión

- [¿Cómo construir un RAG que se abstenga y enseñe la evidencia?](https://www.ordantis.com/insights/rag-abstencion-evidencia)
- [¿Por qué OCR no es lo mismo que inteligencia documental?](https://www.ordantis.com/insights/ocr-no-es-inteligencia-documental)
- [¿Qué hace que un expediente sea computable?](https://www.ordantis.com/insights/expediente-computable)
- [Servicio y entregables](https://www.ordantis.com/capacidades/document-intelligence)