Contexto
Una carpeta ordenada sigue siendo ambigua si no distingue borradores, anexos vigentes, documentos sustituidos y resoluciones. El nombre del archivo rara vez basta para reconstruir el procedimiento.
La representación estructurada sirve para consultar y validar, pero debe conservar el vínculo con el original y el contexto que una extracción puede perder. Su valor probatorio depende del procedimiento y no lo determina el modelo.
Ejemplo didáctico · situación inventada
Un anexo sustituido sigue en la carpeta
Un expediente contiene un presupuesto inicial y una rectificación. Ambos archivos son legibles y tienen importes distintos, pero solo el segundo corresponde al estado que se está revisando.
Qué decisión cambia. Registra que la rectificación sustituye al presupuesto desde un hito concreto. Conserva ambos originales y permite reconstruir qué versión se utilizó en cada revisión, sin decidir la vigencia por el nombre del archivo.
Qué comprobar antes de empezar
- Unidad del expediente y claves que relacionan personas, documentos, hitos y decisiones.
- Estados permitidos, transiciones y responsable de cada cambio.
- Versiones de documentos y reglas aplicables en cada fecha.
- Evidencia mínima que debe acompañar a un dato, una ausencia o una contradicción.
- Permisos distintos para originales, campos estructurados y resultados derivados.
Método de trabajo
Inventariar
Listamos tipos documentales, versiones, actores, hitos y decisiones sin asumir que todos los expedientes son iguales.
Modelar
Definimos entidades, relaciones, estados y reglas con identificadores estables.
Enlazar evidencia
Cada campo extraído mantiene documento, página, fragmento y fecha de vigencia.
Probar consultas
Validamos preguntas reales, contradicciones y cambios de versión con expedientes completos e incompletos.
Señales para detener la prueba
- No existe una fuente fiable para identificar versiones vigentes.
- Las reglas dependen de interpretación no documentada y el sistema la presenta como hecho.
- Los identificadores no permiten relacionar piezas sin mezclar expedientes.
- La representación estructurada no conserva el camino hasta el original.
Para seguir con esta decisión
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Publicado por Ordantis el .